Menjalankan usaha kecil menengah (UMKM) adalah langkah yang penuh tantangan. Salah satu tantangan terbesar yang sering dihadapi para pelaku usaha tersebut adalah pengelolaan dan pencatatan keuangan UMKM.
Pencatatan keuangan yang baik seringkali dianggap rumit dan memakan waktu, jadi sering diabaikan. Padahal pencatatan keuangan yang akurat dan tepat merupakan kunci keberhasilan dari sebuah bisnis, termasuk usaha UMKM.
Melalui catatan keuangan yang baik, Anda bisa memantau kinerja bisnis, membuat keputusan dan mengelola keuangan dengan lebih efisien. Nah ini dia beberapa panduan praktis yang bisa membantu Anda melakukan pencatatan keuangan dengan lebih mudah dan efektif.
Tips Pencatatan Keuangan UMKM yang Mudah dan Praktis
Seperti yang sudah dijelaskan pada poin sebelumnya bahwa pencatatan keuangan merupakan salah satu tantangan bisnis UMKM yang sering diabaikan. Padahal pencatatan keuangan yang baik merupakan pondasi penting bagi keberhasilan usaha mikro, kecil, dan menengah.
Dengan pengelolaan keuangan yang tepat, pemilik UMKM bisa mengambil keputusan yang lebih baik dan mengawasi arus kas mereka. Berikut beberapa tips pencatatan keuangan yang mudah dan tepat bagi usaha UMKM.
1. Gunakan Software Akuntansi yang Sesuai
Tips pertama yang bisa Anda lakukan adalah menggunakan software akuntansi atau aplikasi pencatatan keuangan UMKM. Meski terkesan sederhana, faktanya penggunaan software atau aplikasi semacam ini terbilang cukup membantu selama proses pencatatan keuangan.
Software dan aplikasi semacam ini biasanya sudah dilengkapi dengan fitur otomatis yang memudahkan pencatatan transaksi harian. Dengan hanya memasukkan data transaksi laporan keuangan seperti neraca dan laporan laba rugi dapat dihasilkan secara otomatis. Hal ini tidak hanya menghemat waktu namun juga mengurangi resiko kesalahan selama pencatatan.
Selain itu aplikasi semacam ini juga menawarkan fitur pelacakan inventaris dan pengeluaran. Jadi Anda bisa memantau ketersediaan barang dan mengontrol biaya operasional. Hal ini cukup penting untuk memastikan bahwa bisnis tetap berjalan efisien dan menguntungkan.
2. Buat Pembukuan Harian dan Catat Transaksi Secara Rutin
Meski terkesan sederhana namun ternyata pembukuan harian merupakan langkah penting dalam pencatatan keuangan UMKM. Dengan mencatat semua transaksi, pemilik usaha UMKM bisa memiliki gambaran yang jelas tentang arus kas dan posisi keuangan mereka.
Secara tidak langsung hal akan memudahkan Anda dalam mendeteksi masalah keuangan sejak dini. Mulai dari pengeluaran tak terduga atau penjualan yang menurun. Buatlah pembukuan keuangan sederhana ini sebagai kebiasaan untuk mencatat semua penerimaan dan pengeluaran.
Baik itu dalam nominal besar maupun nominal kecil. Tak ada salahnya untuk menggunakan buku catatan atau aplikasi pencatatan yang mudah diakses. Selain itu jangan lupa simpan semua bukti transaksi seperti struk dan faktur agar data keuangan lebih akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.
3. Kategorikan Transaksi yang Jelas
Mengkategorikan transaksi adalah cara efektif untuk memahami lebih dalam tentang arus kas bisnis makanan dan usaha lainnya. Dengan membagi transaksi ke dalam kategori, seperti pendapatan, biaya tetap, dan biaya variabel, pemilik UMKM dapat menganalisis pengeluaran.
Secara tidak langsung kebiasaan ini juga bisa membantu Anda dalam menyusun anggaran dan perencanaan keuangan jangka panjang. Contohnya apabila pengeluaran untuk pemasaran terlalu tinggi pemilik bisnis dapat mengevaluasi kembali strategi pemasaran mereka.
Lebih dari itu dengan pemahaman yang lebih baik tentang kategori pengeluaran, pemilik UMKM juga bisa membuat keputusan yang jauh lebih bijak untuk bisa meningkatkan profitabilitas dan meningkatkan keuntungan.
4. Lakukan Rekonsiliasi atau Audit Secara Berkala
Rekonsiliasi keuangan adalah proses memeriksa dan membandingkan catatan keuangan dengan laporan bank untuk memastikan bahwa semua transaksi tercatat dengan benar. Oleh sebab itu pastikan untuk selalu melakukan rekonsiliasi secara berkala, misalnya setiap bulan.
Cara ini dapat membantu Anda mendeteksi kesalahan atau penipuan lebih awal. Rekonsiliasi juga terbilang cukup krusial untuk menjaga integritas laporan keuangan. Dengan rekonsiliasi pemilik UMKM dapat memastikan bahwa saldo yang ada di buku catatan sesuai dengan saldo di bank.
Apabila terjadi perbedaan, segera lakukan investigasi untuk menemukan penyebabnya. Meski terkesan sederhana namun dengan cara ini para pemilik bisnis UMKM bisa lebih percaya diri dalam mengambil keputusan berdasarkan data keuangan yang akurat.
5. Pisahkan Keuangan Pribadi dan Usaha
Kesalahan umum yang sering dilakukan oleh pemilik UMKM adalah mencampurkan keuangan pribadi dan usaha. Perlu untuk dipahami bahwa kebiasaan ini dapat menyulitkan pencatatan keuangan UMKM dan membuat laporan menjadi tidak akurat.
Oleh sebab itu penting untuk memisahkan rekening bank pribadi dan rekening bank perusahaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pencatatan dan membuat analisis keuangan dengan lebih jelas.
Pemisahan ini membuat pemilik UMKM lebih mudah mengontrol pengeluaran dan memahami seberapa besar keuntungan. Jika ada kebutuhan untuk menarik dana dari usaha, pemilik bisa melakukannya dengan lebih terencana tanpa mengganggu keuangan pribadi.
6. Pelajari Dasar-Dasar Akuntansi
Perlu untuk dipahami bahwa memahami dasar-dasar akuntansi adalah kunci pencatatan keuangan UMKM yang lebih efektif. Meskipun tidak perlu menjadi akuntan profesional pemilik UMKM sebaiknya memiliki pengetahuan dasar tentang istilah dan prinsip akuntansi.
Hal ini akan membantu Anda dalam memahami laporan keuangan serta membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data tersebut. Saat ini ada banyak sekali sumber daya online seperti kursus gratis dan tutorial yang dapat membantu pemilik UMKM belajar tentang akuntansi.
Dengan pengetahuan yang cukup tentang dasar-dasar akuntansi, pemilik usaha UMKM dapat lebih aktif dalam mengelola keuangan dan tidak hanya mengandalkan orang lain untuk mengurusnya. Jadi pastikan untuk memahami dasar-dasar akuntansi dengan baik.
Mulai sekarang jangan tunda untuk menerapkan tips pencatatan keuangan UMKM di atas. Pilih metode pencatatan yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Dengan pencatatan keuangan yang baik, Anda bisa lebih mudah mengelola bisnis dan mencapai tujuan keuangan yang telah ditetapkan.