Keberadaan penginapan atau hotel yang sudah berskala besar, tentu akan mengatur manajemennya sedemikian rupa agar kinerja di setiap bagian menjadi efektif. Namun bagi anda yang merencanakan memulai bisnis penginapan skala kecil juga pentig untuk mengetahui struktur manajemen hotel dan penginapan agar tergambar dengan jelas seperti apa mesin pengelola penginapan anda ketika sudah membesar.
Manajemen adalah hal yang penting dan sangat berpengaruh dalam maju dan mundurnya suatu perusahaan. Kesalahan dalam urusan manajemen maka sama halnya dalam kesalahan pengelolaan. Karena pentngnya manajemen usaha kecil jika memiliki misi kedepannya untuk tumbuh besar harus memiliki manajemen keuangan usaha kecil.
Fungsi Manajemen
Manajemen memiliki fungsi koordinasi segala aktivitas di suatu perusahaan, dalam hal ini adalah perhotelan atau penginapan. Dalam strukturnya dan aktivitasnya manajeen perhotelan atau penginapan tidak jauh berbeda dengan manajemen bidang organisasi atau bidang usaha lain. Hanya saja yang dihadapi berbeda satu sama lainnya, karena masing-masing organisasi atau perusahaan mempunyai divisi yang ditentukan sesuai kebutuhannya.
Dalam melayani pengunjungnya, setiap hotel atau penginapan tentu melakukan sinergi di atara divisi-divisi yang ada di hotel tersebut sehingga pengunjung akan mendapatkan apa yang ia butuhkan. Pelayanan yang prima adalah menjadi tujuan utama demi kepuasan kunjungan para tamu disusul pemenuhan kebutuhan lain.
Struktur Manajemen Hotel atau Penginapan
Perusahaan atau organisasi pasti memiliki susunan struktur pengelolaan atau struktur manajemen. Masing-masing perusahaan atau organisasi mungkin memiliki struktur yang berbeda, terganting dengan kebutuhannya. Inilah struktur manajemen hotel .
1. Pemilik dan Manajer Eksekutif
Tingkat eksekutif sebuah hotel biasanya terdiri dari pemilik hotel dan manajer umum. Namun untuk hotel kecil terkadang pemilik merangkap sebagai manajer umum. Akan tetapi dalam banyak kasus, dua orang yang berbeda menempati posisi tersebut yakni pemilik dan manajer umum. Pemilik hotel menetapkan standar dan kebijakan hotel dan mendelegasikan penerapan standar dan kebijakan ini kepada manajer umum.
Tanggung jawab manajer umum adalah mengelola aktivitas hotel sehari-hari dan mengawasi fungsi berbagai departemen seperti departemen makanan dan minuman, departemen binatu, tata graha dan depaartemen lainnya. pemilik akan meminta pertanggung jawaban atas pekerjaan dari manajer umum.
2. Asisten Manajer
Di banyak hotel, asisten manajer adalah tangan kanan manajer umum dan memiliki fungsi pelaksana sejumlah tugas harian. Misalnya, berkomunikasi dengan semua kepala departemen dan memastikan bahwa mereka menangani setiap masalah yang ada dimana semua masalah terasebut dapat memengaruhi kinerja hotel.
Di hotel yang lebih besar, biasanya ada beberapa asisten manajer, masing-masing asisten tersebut ditugaskan untuk mengawasi divisi atau departemen hotel tertentu. Tanggung jawab dapat mencakup menetapkan jadwal kerja, menangani keluhan, dan memastikan bahwa acara hotel diatur dengan baik. Seorang asisten manajer juga dapat mengambil peran sebagai manajer umum jika manajer umum tidak bisa melakukan pekerjaannya dikarenakan sakit, mengambil cuti atau ada kekosongan jabatan.
3. Manajer Departemen
Manajer hotel tingkat menengah adalah satu tingkat di bawah asisten manajer, biasanya manajer menengah ini membawahi departemen tertentu seperti manajer makanan dan minuman, manajer pemasaran, manajer rumah tangga, manajer keuangan, dan manajer sumber daya manusia atau personalia. Inilah beberapa departemen yang ada di hotel.
a. Front Office
Departemen ini memiliki tugas berhubungan lagsung dengan tamu, menerima pemesanan kamar tamu, menerima pendaftaran tamu, maupun memberikan informasi yang diinginkan tamu. Departemen ini merupakan departemen yang pertama kali pengunjung temui. Departeemn ini biasanya juga terbagi menjadi beberapa divisi seperti divisi reservasi, resepsionis, operator telepon, kasir, pelayanan seragam, Informasi, dan sebagainya.
b. Food and Beverage
Departemen ini mengurusi hal-hal yang berkaitan dengan mengolah, menyediakan makanan dan minuman serta bertugas memberikan pelayanan kepada tamu pada saat makan di restauran hotel. Departemen ini juga terbagi menjadi bagia produksi makanan dan pengantaran atau layanan pesanan.
c. Housekeeping
Departemen ini memiliki tugas dan tanggung jawab atas seluruh kebersihan hotel baik dalam ruangan maupun area publik serta membersihkan berbagai fasilitas hotel. Housekeeping terbagiatas beberapa bagian seperti : bagian kebersihan lantai, area publik,kebersihan seragam, laundry, Marker, Checker, tukang kebun, florist, dan sebagainya.
d. Accounting
Departemen ini memiliki tanggung jawab atas segala masalah administrasi hotel, baik menyangkut pengeluaran maupun pendapatan keuangan di hotel yang bersangkutan. Dalam suatu perusahaan mungkin divisi ini adalah divisi keuangan.
e. Personalia
Personalia juga sering di sebut sebagai sumber daya manusia. Departemen hotel ini bertugas menerima dan menempatkan karyawan, memberikan pelatihan kepada karyawan, memberikan penilaian atau hukuman serta menangani masalah yang dihadapi karyawan.
f. Engineering
Departemen ini bertanggung jawab untuk menangani perawatan maupun perbaikan berbagai peralatan dan mesin yang terdapat di hotel, terutama jika mengalami kerusakan atau gangguan. Sebagian hotel atau perusahaan kadang bekerjasama dengan piak ketiga untuk menangani masalah ini.
g. Pemasaran
Departemen ini yang bertugas untuk melakukan pemasaran hotel kepada masyarakat maupun calon pelanggan mengalami peningkatan tamu-tamu yang akan menginap dan menggunakan fasilitas hotel. Bisa dengan menggunakan pemasaran digital maupun pemasaran tradisional.
h. Pengadaan
Departemen ini bertanggung jawab atas keseluruhan pengadaan barang serta semua kebutuhan hotel.
i. Keamanan
Bagian ini bertugas menjaga keamanan hotel maupun tamu selama menginap dan beraktivitas didalam hotel.
Pentingnya Fungsi Karyawan di Hotel
Karyawan memiliki fungsi penting untuk hotel terutama untuk jenis penginapan skala kecil. Ketika hotel-hotel kecil ini bersaing dengan hotel jaringan besar di daerah wisata, maka kinerja dan pelayanan karyawan menjadi kunci utama menarik pelanggan. Tidak seperti hotel atau penginapan jaringan besar hotel kecil seringkali bergantung sepenuhnya pada kepuasan pelanggan.
Meskipun hotel jaringan besar dapat menyerap potensi kerugian yang ditimbulkan oleh ulasan di dunia maya atau dari mulut ke mulut yang buruk, hotel kecil mungkin memerlukan ulasan dari mulut ke mulut untuk menarik pelanggan baru. Karyawan yang gagal dalam pelayanan dan keramahtamahan dapat menyebabkan bisnis gagal.