Adanya badai pandemi yang menyerang dunia beberapa tahun yang lalu banyak mengubah kehidupan yang dijalani oleh manusia khususnya. Akibatnya, aktivitas manusia di berbagai lini menjadi banyak berubah. Salah satunya adalah dalam dunia pekerjaan, yaitu hadirnya banyak kantor virtual.
Sebelum terjadinya pandemi, mungkin istilah kantor virtual jarang didengar oleh sebagian orang. Namun siapa sangka, hal ini justru menjadi solusi saat keadaan tidak membolehkan bertemu dan mengharuskan karyawan untuk work from home. Alhasil, kantor dalam wujud fisik tak lagi menjadi prioritas yang harus dipenuhi saat membuka bisnis.
Bebarengan dengan majunya serta canggihnya teknologi, kantor virtual kini menjadi tren. Hal ini lantaran kantor digital ini memberikan banyak keuntungan, baik bagi karyawan maupun perusahaan itu sendiri.
Penasaran mengenai ide kantor modern yang satu ini? Simak ulasannya!
Mengenal Kantor Virtual
Mengutip dari Wikipedia, kantor virtual atau yang sering disebut pula dengan virtual office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia maya, tempat seorang individu menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki lokasi kantor secara fisik.
Bentuk kantor ini adalah berupa aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara luring. Dengan format seperti ini, sehingga terbentuk sistem kerja yang fleksibel, bisa bekerja dimana saja dan kapan saja. Hal ini tentu didukung dengan adanya laptop, gawai yang terhubung dengan internet.
Penggunaan kantor dengan konsep ini cukup efektif dalam mengurangi penggunaan kantor fisik. Selain itu juga cukup efisien dalam menekan biaya operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan. Dengan adanya tempat bekerja seperti ini membantu perusahaan untuk dapat menjadi auto pilot secara otomatis.
Maraknya penggunaan kantor virtual saat ini berimbas pada banyaknya perusahaan yang menawarkan jasa penyewaan virtual office. Tujuannya antara lain untuk mendapatkan alamat kantor yang bergengsi, namun tidak harus menyewa ruang kantor pada umumnya.
Meski demikian, penggunaan kantor dengan format seperti ini merupakan suatu hal yang tidak menyalahi hukum. Apalagi biasanya banyak perseroan terbatas (PT) yang melakukan hal tersebut. Sehingga memberikan kemudahan dalam pengiriman surat menyurat perusahaan. Sebagaimana UU No.40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas, adanya alamat menjadi suatu keharusan.
Kelebihan Kantor Virtual
Kantor virtual yang menyuguhkan berbagai kemudahan di era ini tentu banyak menarik generasi milenial untuk memanfaatkannya. Apalagi pekerjaan freelance saat ini juga tengah menjadi tren di kalangan para pemuda. Kepopuleran kantor virtual saat ini tentu juga tidak lepas dari banyaknya keuntungan yang dirasakan bagi penggunanya.
Lalu apa saja kelebihan kantor virtual yang digunakan saat berbisnis? Beberapa diantaranya adalah:
1. Biaya Sewa Murah
Kita semua pasti tahu bahwa untuk menyewa kantor fisik tidaklah murah, terlebih harga tanah yang tiap tahunnya naik. Apalagi jika Anda ingin mendapatkan lokasi strategis tentu akan sangat mahal. Hadirnya kantor virtual menjadi solusi atas permasalahan mahalnya biaya sewa tempat.
Dengan adanya kantor virtual, maka dapat menekan jumlah pengeluaran Anda. Di samping itu, Anda juga tetap akan memiliki alamat perusahaan serta fasilitas sesuai kebutuhan. Hal ini tentu akan membantu Anda, terutama bagi pebisnis pemula.
2. Fasilitas dan Fitur Virtual Office yang Mendukung Bisnis
Adanya fasilitas berupa berbagai macam fitur yang dapat Anda akses dan Anda gunakan tentu akan mendukung kelancaran bisnis Anda. Berbagai macam fitur akan disediakan penyedia jasa virtual office. Hal ini memudahkan Anda untuk tidak repot-repot dalam membuat sistem bisnis digital.
Dengan fitur-fitur tersebut tentu juga akan memberikan kemudahan pada kemajuan bisnis Anda kedepannya. Hal ini juga didukung dengan adanya berbagai macam aplikasi yang menunjang kemajuan bisnis. Bahkan dalam menentukan strategi bisnis, termasuk cara mengenali konsumen saat ini serba digital.
Adapun fitur serta fasilitas yang akan Anda dapatkan ketika menggunakan layanan kantor virtual antara lain sebagai berikut.
- Alamat perusahaan
- Layanan surat menyurat
- Meeting room gratis
- Fitur tanda tangan digital
- Kemudahan set up virtual office
- Signage perusahaan atau papan nama yang dapat Anda pasang di depan gedung perusahaan
3. Kerja Fleksibel
Keuntungan yang akan Anda dapatkan selanjutnya ketika menggunakan virtual office adalah dapat bekerja secara fleksibel. Dengan adanya sistem digital, maka Anda bisa bekerja dimana dan kapan saja selama Anda terhubung dengan jaringan internet. Keuntungan ini dapat kita lihat dari banyaknya pekerja work from home (WFH) saat ini.
Ini juga akan menjadi daya tarik tersendiri bagi para pekerja. Karena di era digital ini karyawan tak harus duduk bekerja di kantor. Karyawan akan dapat bekerja bersamaan dengan melakukan aktivitas yang lainnya. Maka, fleksibilitas pekerjaan akan sangat menguntungkan. Dengan sistem remote ini, pekerjaan juga mudah dipantau.
Terlebih saat ini berbagai macam pekerjaan juga dapat dilakukan menggunakan bisnis digital, seperti digital marketing, menentukan langkah analisis pasar, iklan dan sebagainya. Hal ini tentu akan membantu mendukung kantor virtual ini.
4. Kemudahan Administrasi
Di dalam suatu perusahaan, aktivitas surat menyurat merupakan suatu hal yang lumrah. Namun Anda tak perlu khawatir. Meski perusahaan Anda berupa virtual office, penyedia jasa virtual office biasanya telah menyediakan resepsionis. Sehingga Anda tidak harus pusing mengurus karyawan bagian ini.
Penyedia virtual office biasanya juga akan langsung bertanggung jawab menyampaikan surat ataupun dokumen serta paket yang Anda terima kepada penanggung jawab perusahaan Anda. Tentu akan sangat membantu bukan?
5. Hemat Biaya Operasional
Suatu perusahaan tentu memiliki pengeluaran operasional meliputi sewa tempat, listrik, peralatan hingga biaya perbaikan yang menjadi pengeluaran pokok. Dengan format seperti ini, biaya tersebut tentu tidak akan dikeluarkan. Sehingga akan sangat menekan pengeluaran perusahaan.
Biaya operasional biasanya akan meningkat seiring banyaknya aktivitas yang dilakukan. Misalnya adanya rapat yang sering dilakukan dan membutuhkan biaya konsumsi dan sebagainya. Berbeda dengan agenda rapat virtual menggunakan video conference yang biasanya sudah disediakan oleh jasa kantor virtual.
6. Mudah Berganti Kantor
Keuntungan lainnya adalah mudah untuk berganti-ganti kantor. Biasanya, berganti kantor bertujuan untuk berganti alamat perusahaan. Mungkin saja Anda bosan dengan alamat kantor perusahaan Anda dan ingin mencari yang lebih strategis.
Berganti kantor virtual dengan kantor fisik tentu berbeda. Mungkin di kantor fisik Anda membutuhkan waktu lama dan sangat ribet. Adapun dengan konsep kantor daring tentu akan sangat mudah dan cepat. Bahkan kantor virtual tidak terikat kontrak sewa dan tidak akan memakan biaya renovasi maupun denda.
7. Efisien Waktu dan Biaya
Keuntungan selanjutnya, dengan menggunakan konsep kantor seperti ini akan lebih menghemat waktu dan biaya, sehingga lebih efisien. Terlebih saat ini jalanan selalu macet, terutama pada jam berangkat dan pulang kerja. Tentu akan memakan waktu lebih lama dan memakan biaya transportasi yang lebih mahal.
Adanya kantor virtual tentu akan menyumbang sekaligus menjadi solusi dalam pengurangan kemacetan. Ditambah dengan harga bahan bakar yang biasanya naik. Dan waktu saat perjalanan pun dapat dimanfaatkan untuk melakukan hal lainnya.
Itulah beberapa kelebihan menggunakan kantor virtual yang akan menguntungkan Anda yang menggunakannya. Dengan adanya payung hukum, Anda tidak perlu khawatir mengenai legalitasnya. Selain itu, jasa penyedia kantor virtual juga mudah untuk Anda dapatkan. Selamat mencoba dan memanfaatkan kemudahan-kemudahan ini, ya!